La Organización de la 45 VITRINA TURÍSTICA programará actividades académicas y culturales a solicitud de los Expositores, previa validación y aprobación por parte de la Organización.
Estas actividades deberán informarse con la debida anticipación, especificando fecha tentativa, hora, tipo de presentación y número de asistentes aproximado, con el fin de verificar la disponibilidad de horario y salón que cubra el aforo, para realizar así la respectiva reservación y su inclusión en el programa oficial. Una vez confirmado el evento, se deberá definir los temas de requerimientos de medios audiovisuales, cotización de salón y pago, para lo cual la Organización suministrará la orientación correspondiente.
Adicionalmente se tendrá disponible una Tarima para que los expositores que lo deseen, realicen presentaciones folclóricas. La utilización de este espacio tendrá un costo de $ 800.000 + IVA por cada franja de 20 minutos. En este se encontrará instalado un servicio de amplificación de sonido básico, el cual será manejado únicamente por el personal autorizado. Si es necesario algún otro elemento técnico como video beam, pantallas, micrófonos adicionales o de solapa, televisor, etc., es responsabilidad exclusiva del expositor su alquiler y manejo. La Organización no se responsabilizará en ningún momento por presentaciones que no se puedan realizar por la falta o mal funcionamiento de dichos elementos.
Es importante aclarar que el éxito del evento depende en gran medida de la divulgación que de este realice la empresa interesada.